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Cancelar una factura parece un trámite menor hasta que el sistema marca un error, el cliente no responde o el contador pregunta por qué hay folios cancelados sin explicación. El SAT publicó su Esquema de cancelación de CFDI 2026, un documento que reúne las reglas vigentes. Aquí lo resumimos en lenguaje sencillo y explicamos qué debe hacer tu sistema de facturación para no complicarte la vida.
Toda cancelación lleva un motivo
Desde el 1 de enero de 2022, el Código Fiscal de la Federación exige indicar el motivo al cancelar un CFDI. Las claves son cuatro:
- 01 – Comprobante emitido con errores con relación. La operación sí existe, pero la factura tiene errores (montos, claves de producto, descripciones). Primero se emite la factura correcta y, al cancelar, se registra el folio fiscal de la nueva factura que la sustituye.
- 02 – Comprobante emitido con errores sin relación. La factura no debió emitirse o está duplicada; por ejemplo, el RFC del cliente era totalmente incorrecto. Se cancela y después se emite la nueva.
- 03 – No se llevó a cabo la operación. La venta o el servicio se cancelaron antes de concretarse. No se emite factura de reemplazo.
- 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global. Se usa cuando un cliente pide su factura con sus datos después de que esa venta ya se reportó en la factura global.
Además, cuando se cancelan facturas de ingresos, el contribuyente debe poder justificar y soportar con documentos el motivo de la cancelación.
¿Cuándo hace falta que el cliente acepte?
En muchos casos, la cancelación requiere que el receptor la acepte. El cliente recibe un aviso en su Buzón Tributario y puede aceptar o rechazar. Si pasan 3 días sin respuesta, la factura queda cancelada por plazo vencido.
La Regla 2.7.1.35 de la Resolución Miscelánea Fiscal establece los casos en que no se necesita aceptación. Entre ellos están las facturas por un valor total de hasta $1,000.00, las de nómina, egreso y traslado, las operaciones con el público en general y las cancelaciones hechas dentro de las 24 horas siguientes a la emisión.
Ojo con las excepciones: según el SAT, las facturas con Complemento para recepción de pagos sí requieren aceptación, sin importar el monto.
Y un detalle que confunde a muchos: un CFDI aparece como "No cancelable" cuando tiene al menos un documento relacionado vigente. Primero hay que atender ese documento relacionado.
Plazo para cancelar
La cancelación se puede hacer a más tardar en el mes en que se deba presentar la declaración anual de ISR del ejercicio en que se expidió la factura. Para los contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), la Regla 3.13.29 permite cancelar los CFDI globales a más tardar el último día de abril del ejercicio siguiente.
Qué revisar en tu sistema de facturación
La mayoría de los problemas no vienen de la regla, sino de un sistema mal configurado o de procesos que dependen de una sola persona. Recomendamos revisar:
- Que tu sistema o proveedor de timbrado permita elegir el motivo de cancelación y capturar el folio relacionado cuando se usa la clave 01.
- Que consulte el estatus del CFDI antes de cancelar ("cancelable con aceptación", "cancelable sin aceptación" o "no cancelable").
- Que el Certificado de Sello Digital (CSD) o la e.firma estén vigentes y guardados de forma segura; sin ellos no se puede autorizar la cancelación.
- Que alguien revise el Buzón Tributario con regularidad, para responder a tiempo las solicitudes de cancelación que te envían tus proveedores.
- Que exista un registro interno de por qué se canceló cada factura, para tener el soporte documental a la mano.
Fuentes
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